Élaboration de devis afin de décrocher de nouveaux contrats.
Avant l’achat d’un produit ou d’une prestation de service, le client doit avoir connaissance d’informations précises :
Le prix, la date d’édition du devis, le délai de la validité du devis.
Votre assistante les réalise à distance. Un devis vierge est créé à l’effigie de votre entreprise et mis à jour pour chaque client potentiel.
La facture est une fiche précise des prestations réalisées ou des produits vendus. C’est un document réglementaire de nature commerciale et comptable, il est émis par votre assistante avec l’en-tête de votre structure juridique.
Il permet de consigner les conditions des ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, prix, modalités et échéance de paiement).
A la fin de chaque prestation ou achat, la facture est donc envoyée au client. Votre secrétaire s’occupe de tenir à jour un tableau retraçant les factures en cours, celles à envoyées…
En cas de facture non réglée au bout d’un temps que vous définissez, une relance s’effectue par téléphone. La plupart du temps, il s’agit d’un oubli de la part du client qui régularise la situation au plus vite. Dans le cas d’un non règlement qui perdure, votre assistante émettra ainsi d’autres appels, de plus en plus fréquemment afin de débloquer le dossier. En dernier recours, une procédure en contentieux peut donc s’envisager…
De l’élaboration du devis jusqu’au règlement effectif de la facture, votre assistante gère pour vous tout le cheminement du suivi facturation client de votre activité principale.
Nous vous conseillons de consigner ces 3 étapes dans un tableau afin de retracer tout le parcours de chaque produit ou service vendus. La traçabilité permet d’aider à la tenue d’une comptabilité rigoureuse et de pointer les défaillances si nécessaire.
