Comment rédiger une lettre de désistement chèque non reçu
Lors des différents contrats avec vos clients, il peut arriver, lors d’un règlement par chèque, que celui-ci se perdre. Lors de la tenue de votre comptabilité, la facture apparaîtra donc comme « impayée ». C’est donc à ce moment-là que vous allez contacter votre client pour une relance téléphonique ou par mail. A réception de votre appel ou courrier électronique, le client vous informera de sa bonne foi et de l’envoi de son chèque depuis X jours/semaines.
Pour que votre client puisse vous adresser un nouveau chèque ou autre moyen de règlement pour la facture, il a besoin d’une « lettre de désistement chèque non reçu ». Celle-ci permettra de confirmer que vous renoncez à l’encaissement du 1
er chèque. Ainsi, cette lettre indique que vous n’encaisserez jamais le chèque même s’il était reçu ultérieurement et dans la limite de 1 an et 8 jours (validité d’un chèque).
Le courrier doit de surcroît être envoyé en recommandé avec accusé de réception.
Mentions obligatoires pour la « lettre de désistement chèque non reçu » :
Émetteur : votre entreprise (raison sociale)
Destinataire : l’émetteur du chèque
Date et lieu
Objet : désistement d’un chèque non reçu
Corps de la lettre :
Faire référence à l’appel téléphonique ou au mail qui a déterminé la perte du chèque et indiquer la date,
Numéro du chèque, montant et date du chèque,
Nom de la banque du chèque,
Date de l’envoi du chèque,
Nom et prénom de l’émetteur ou dénomination sociale,
Indiquer la « non réception » de ce chèque,
Demander l’établissement d’un nouveau chèque ou autre mode de règlement de la facture,
Renoncer à vos droits relatifs au chèque initial ainsi qu’à son encaissement que ce soit vis-à-vis de l’émetteur ou de la banque (Il est possible de proposer de renvoyer le chèque à votre client si vous le recevez ou le détruire avec son accord),
N’oubliez pas de signer la lettre après la formule de politesse.
A la réception de la « lettre de désistement chèque non reçu », votre client pourra faire opposition au chèque auprès de sa banque et en remettre un nouveau à l’encaissement.
Nous pouvons vous aider à réaliser ce courrier du 1er contact de relance avec votre client à la réception du règlement effectif de la facture.
