Réaliser un devis et savoir comment faire un devis
Les règles à tenir pour que celui-ci soit légal
Selon votre activité, les devis sont obligatoires ou non. Ce document se rédige uniquement dans les cas suivants :
- Travaux et dépannages,
- Déménagements,
- Dépassement d’honoraires pour les professions médicales.
Pour autant, de nombreuses entreprises établissent des devis pour proposer une réponse personnalisée aux demandes de chaque client. Le devis est un engagement mutuel et une sécurité pour les deux parties. Pour ces raisons, tel un contrat, il régit les conditions de l’exécution de la prestation et assoit votre crédibilité et professionnalisme.
Mentions obligatoires sur un devis
- Les coordonnées complètes de votre entreprise et de votre client,
- Le numéro du devis,
- L’intitulé du devis (exemple : devis pour un déménagement le 24 novembre 2017)
- La date de réalisation de ce devis, ainsi que les dates de réalisation de la prestation (dates de début et de fin),
- Le détail des prestations à réaliser ou des produits à acheter (préciser les quantités par produit) ainsi que son lieu,
- La durée de validité du devis (si vous le souhaitez),
- Le détail de tous les coûts et le prix final hors taxes et TTC,
- La TVA et son taux (si nécessaire),
- Les conditions de règlement et de garantie.
Pour être validé, le devis est daté et signé par le client avec la mention « Bon pour accord » en 2 exemplaires (1 pour chaque partie). Vous savez désormais comment faire un devis.
Votre secrétaire à distance gère pour vous la préparation et l’envoi de vos devis jusqu’à leurs retours signés. Un devis type peut se réaliser sous Excel, Word, ou autre logiciel. Il s’affichera, si vous le souhaitez, l’effigie de votre société avec votre logo, police d’écriture et charte graphique. Ce document est le premier qui représente votre entreprise, il doit être aéré et agréable à regarder, à votre image.
Votre assistante tient à jour un tableau des devis pour effectuer les relances nécessaires (si oubli de retours signés) et ensuite réaliser les factures.
