Préparer une lettre type recouvrement de créance : 1ère relance par courrier
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement des créances de vos clients (lorsque les relances par mail ou par téléphone n’ont pas abouti), il faut envoyer un premier courrier de rappel.
Ce premier échange écrit se veut cordial, avec un rappel de la ou des factures en attente de paiement. C’est pourquoi il s’agit d’un courrier simple.
La lettre doit comporter les mentions suivantes :
Raison sociale et adresse de votre société,
- Raison sociale (ou nom et prénom) du client et son adresse,
- Date du courrier,
- Objet : Relance pour le paiement de la facture numéro XXXX,
- Rappel de la facture et des produits ou services livrés,
- Date de la facture,
- Rappel du montant du paiement,
- Rappel des conditions de paiement et des délais non respectés,
- Indiquer les pénalités de retard (40 € depuis le 1er janvier 2013),
- Demande de régularisation de la situation sous huitaine ou quinzaine,
- Formule de politesse cordiale
- Ne pas oublier la mention : « Si toutefois vous aviez procédé à un règlement, nous vous demandons de ne pas tenir compte de ce courrier » (ou une mention équivalente).
Le ton de la lettre sera cordial, sans pression, un juste rappel de la situation à régulariser, afin de conserver une relation de proximité avec le client. En pièces jointes, la facture ou le devis sera ajouté ainsi que d’autres justificatifs s’il y en a.
Cette lettre type recouvrement de créance sera à envoyer lorsque les délais de paiement des factures clients auront été dépassés. Une marge est possible entre l’envoi de la lettre et le délai, néanmoins il ne faut pas laisser passer trop de temps (15 à 30 jours).
Nous pouvons vous aider à préparer cette lettre type recouvrement de créance et suivre pour vous l’évolution du dossier. Sans réponse de la part du client, une 2
ème lettre de relance sera à envoyer, celle-ci sera recommandée et avec un ton plus pressant.
