Notes de frais
Les notes de frais permettent, à un salarié ou à un gérant, de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le bon déroulement de l’entreprise.
Notes de frais : les mentions obligatoires
Afin d’être valable et acceptée, un maximum d’informations doivent être présentes :
- La date,
- Le montant,
- La description,
- Le lieu,
- Liste non exhaustive…
Le remboursement de ces frais est une obligation légale pour l’employeur. En revanche, les justificatifs se rendent dans un certain délai, c’est l’employeur qui indique l’échéance. Au-delà de la date, l’application du remboursement n’est pas obligatoire et peut ne pas arriver.
3 modes de remboursement de frais sont possibles :
- Frais réels : remboursement à l’euro près de tous les justificatifs transmis. C’est uniquement dans ce cas que la note de frais s’applique.
- Frais forfaitaires : l’URSSAF met à jour chaque année ses barèmes. Vous pouvez les consulter.
- Déduction supplémentaire pour frais : plafonnée à 7600 € par an
Détails à indiquer dans la note de frais :
Frais de restauration :
- Nom des invités,
- Motif du rendez-vous.
Frais de véhicule :
- Kilométrage effectué,
- Nombre de chevaux fiscaux du véhicule,
- Frais de carburant,
- Frais de péage.
Dans le cas de véhicules plus petits,
des barèmes d’indemnités kilométriques spécifiques existent pour les vélomoteurs, les scooters et les motocyclettes.
Frais d’hébergement :
Conditions :
- A 50 kilomètres minimum de son domicile,
- OU
- Domicile mal desservi avec un temps de trajet d’1h30 au minimum
Notes de frais : délai de remboursement et respect de la législation
Le remboursement des notes de frais s’effectue généralement en fin de mois ou au mois suivant (si non intégrées en comptabilité). Par ailleurs, un salarié peut demander une avance si nécessaire.
L’administration fiscale est particulièrement vigilante sur celles-ci. Ainsi, les principaux points de vigilances sont les suivants :
- Les notes de frais respectent un barème pour bénéficier de l’exonération des charges sociales, faites attention à ne pas le dépasser.
- Elles doivent être justifiées (gardez tous les tickets, factures…), non excessives et en rapport avec l’activité de l’entreprise afin d’être remboursées. Elles ne peuvent donc pas être liées à des dépenses personnelles pour le salarié ou le gérant.
- Réaliser des notes de frais un peu trop excessives pour vos collaborateurs ou certains salariés méritants n’est de fait pas possible. Si elles sont trop élevées, elles basculent au point de vue de l’administration comme des avantages en nature. Il faut donc respecter les frais en accord avec les besoins justifiés de l’entreprise.
- Pour les notes de frais des chefs d’entreprises ou gérants, l’indemnisation au forfait n’est pas possible (sauf pour l’indemnité kilométrique) mais uniquement à l’euro près avec les justificatifs de toutes les dépenses.
Nous pouvons par ailleurs vous aider dans le traitement des notes de frais de vos salariés,
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