Comment connaître les mentions obligatoires pour rédiger une note de service ?
La note de service est un document qui permet de transmettre une information officielle et courte : consignes, procédures, changements. C’est le supérieur hiérarchique qui émet ce document vis à vis de ses employés. Le ton employé est direct et impératif, aussi l’utilisation du présent et du futur est préconisé. Le supérieur hiérarchique peut écrire en son nom par le « Je ». En revanche, si le niveau hiérarchique est équivalent, il s’agit à ce moment-là d’une simple note.
Mentions obligatoire pour rédiger une note de service :
- Expéditeur ou expéditrice : le ou la supérieur(e) hiérarchique,
- Destinataire(s) : (les membres du personnel, le personnel du service mécanique,…),
- Date et lieu (à noter en entier « Lyon, le 29 décembre 2017 »),
- Note de service (souvent encadré) avec son numéro,
- Objet,
- Contenu (précision des dates à respecter si nécessaire) :
Exemples :
1/ Le secrétariat fermera pour congés la semaine du 25 au 29 décembre 2017.
Vous pouvez déposer vos notes de frais jusqu’au 22 décembre 2017 inclus ou à partir du 2 janvier 2018. Le remboursement de vos frais s’effectuera sur le mois de janvier 2018 dans le cas d’un dépôt après le 22 décembre.
Je vous remercie pour votre compréhension.
2/ Les communications téléphoniques privées restent interdites pendant le temps de travail. Vous pouvez néanmoins le faire de manière discrète lors de vos pauses.
En cas de non-respect, le règlement intérieur appliquera des sanctions prévues à cet effet.
Si l’expéditeur a été noté en haut de la note, il suffit de parapher la note, sinon une signature complète est requise.
La note se diffuse sur support papier remis en mains propres, par voie d’affichage dans le ou les services ou par courrier électronique.
Nous pouvons vous aider à rédiger une note de service, à en préparer la trame ou bien
gérer l’ensemble de vos annonces auprès de vos salariés.
